Oznamovacie kanály vo whistleblowing systéme a anonymné oznámenia
Úvod
Podľa § 10 ods. 5 zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane oznamovateľov“) musia byť spôsoby podávania oznámení zverejnené a všetkým zamestnancom prístupné. Minimálne jeden spôsob podávania oznámení musí byť zároveň prístupný nepretržite. Na splnenie tejto podmienky sa bežne využíva e-mailová adresa, na ktorú majú možnosť oznamovatelia kedykoľvek zaslať oznámenie online. Zákon o ochrane oznamovateľov pritom ponecháva na zamestnávateľovi, aké spôsoby podávania oznámení (kanály) pre svoju organizáciu zvolí. Rovnako ponecháva na zamestnávateľovi aj možnosť rozhodnúť sa, či umožní ústnu alebo osobnú formu podania oznámenia. Ak sa zamestnávateľ rozhodne umožniť podávanie oznámení aj osobne, zákon mu ukladá povinnosť umožniť osobné stretnutie oznamovateľovi v primeranej lehote.
Z pohľadu európskej úpravy, a teda smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/1937 (ďalej len „európska smernica“), je nevyhnutné, aby kanály na prijímanie oznámení boli bezpečné, chránili identitu oznamovateľa a zabraňovali prístupu neoprávnených osôb. Európska smernica tiež zdôrazňuje, že vnútorné oznamovacie kanály majú v prvom rade signalizovať oznamovateľom, že sa nemusia obávať odvety zo strany svojho zamestnávateľa.
V praxi sa pritom možno často stretnúť s tým, že zamestnávatelia venujú pozornosť najmä splneniu zákonných požiadaviek. Zriadia e-mailovú adresu, uvedú ju vo vnútornej smernici a považujú svoju povinnosť za splnenú. Takýto prístup však prehliada podstatu celej právnej úpravy. V tejto súvislosti je veľmi zaujímavé ustanovenie § 11 ods. 2 zákona o ochrane oznamovateľov, ktoré doslova uvádza, že s ohľadom na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie opatrení a účel vnútorného systému preverovania oznámení je zamestnávateľ povinný prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že vnútorný systém preverovania oznámení sa vykonáva v súlade s týmto zákonom. Toto ustanovenie posúva pohľad na vnútorný systém preverovania oznámení od formálneho splnenia zákonnej povinnosti k reálnemu fungovaniu systému. Pretože zamestnávateľovi ukladá povinnosť prijať také technické a organizačné opatrenia, ktoré zabezpečia, že celý systém bude reálne fungovať. Inými slovami, zamestnávateľ sa nemá uspokojiť iba so zriadením e-mailovej adresy, ale mal by posúdiť, či zvolený spôsob prijímania oznámení skutočne zabezpečuje dôvernosť identity oznamovateľa, ochranu pred neoprávneným prístupom a dodržiavanie zákonných lehôt. Opatrenia by zároveň mali byť prispôsobené veľkosti organizácie, povahe jej činnosti, identifikovaným rizikám a spôsobu fungovania vnútorného systému preverovania oznámení.
Oznamovací kanál teda nie je len e-mailová adresa alebo webový formulár. Je dôležitým prvým kontaktom oznamovateľa s whistleblowing systémom a prvým testom dôvery voči zamestnávateľovi. Ak totiž zamestnanec nemá istotu, že jeho oznámenie bude prijaté a preverené bezpečne, dôverne a nestranne, často sa nakoniec rozhodne podať oznámenie mimo svojej organizácie alebo ho nepodať vôbec.
Z pohľadu európskej úpravy, a teda smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/1937 (ďalej len „európska smernica“), je nevyhnutné, aby kanály na prijímanie oznámení boli bezpečné, chránili identitu oznamovateľa a zabraňovali prístupu neoprávnených osôb. Európska smernica tiež zdôrazňuje, že vnútorné oznamovacie kanály majú v prvom rade signalizovať oznamovateľom, že sa nemusia obávať odvety zo strany svojho zamestnávateľa.
V praxi sa pritom možno často stretnúť s tým, že zamestnávatelia venujú pozornosť najmä splneniu zákonných požiadaviek. Zriadia e-mailovú adresu, uvedú ju vo vnútornej smernici a považujú svoju povinnosť za splnenú. Takýto prístup však prehliada podstatu celej právnej úpravy. V tejto súvislosti je veľmi zaujímavé ustanovenie § 11 ods. 2 zákona o ochrane oznamovateľov, ktoré doslova uvádza, že s ohľadom na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie opatrení a účel vnútorného systému preverovania oznámení je zamestnávateľ povinný prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že vnútorný systém preverovania oznámení sa vykonáva v súlade s týmto zákonom. Toto ustanovenie posúva pohľad na vnútorný systém preverovania oznámení od formálneho splnenia zákonnej povinnosti k reálnemu fungovaniu systému. Pretože zamestnávateľovi ukladá povinnosť prijať také technické a organizačné opatrenia, ktoré zabezpečia, že celý systém bude reálne fungovať. Inými slovami, zamestnávateľ sa nemá uspokojiť iba so zriadením e-mailovej adresy, ale mal by posúdiť, či zvolený spôsob prijímania oznámení skutočne zabezpečuje dôvernosť identity oznamovateľa, ochranu pred neoprávneným prístupom a dodržiavanie zákonných lehôt. Opatrenia by zároveň mali byť prispôsobené veľkosti organizácie, povahe jej činnosti, identifikovaným rizikám a spôsobu fungovania vnútorného systému preverovania oznámení.
Oznamovací kanál teda nie je len e-mailová adresa alebo webový formulár. Je dôležitým prvým kontaktom oznamovateľa s whistleblowing systémom a prvým testom dôvery voči zamestnávateľovi. Ak totiž zamestnanec nemá istotu, že jeho oznámenie bude prijaté a preverené bezpečne, dôverne a nestranne, často sa nakoniec rozhodne podať oznámenie mimo svojej organizácie alebo ho nepodať vôbec.
Výber oznamovacieho kanála
Tak ako zákon o ochrane oznamovateľov ponecháva výber možností spôsobu podávania oznámení vo svojej organizácii na zamestnávateľa, rovnako je tomu aj pri výbere technického riešenia. V praxi sa najčastejšie využíva elektronická pošta, teda e-mailová adresa, webové formuláre, špeciálne online whistleblowing platformy, telefonické linky alebo ústne či osobné možnosti podania oznámenia. Každý spôsob má pritom svoje výhody aj nevýhody a pri výbere vhodného kanála je potrebné myslieť predovšetkým na to, aký kanál budú zamestnanci považovať za najdôveryhodnejší.
Elektronická pošta totiž predstavuje jednoduché a finančne nenáročné riešenie. Môže však vyvolávať otázky, kto má k schránke prístup, či nie je ohrozená identita oznamovateľa, a či sa s obsahom oznámenia nemôžu oboznámiť aj ďalšie osoby. Webové formuláre sú obľúbené pre svoju nenáročnosť z pohľadu používateľa. Zvyčajne obsahujú niekoľko jasných otázok, ktoré navigujú oznamovateľa k vyplneniu potrebných údajov. Zároveň si týmto spôsobom môže zamestnávateľa zabezpečiť získanie práve tých údajov a informácií, ktoré potrebuje na riadne začatie preverovania oznámenia.
Webové formuláre majú tiež zvyčajne automaticky nastavené vedenie evidencie a bezpečnú spätnú komunikáciu s oznamovateľom. Tieto funkcionality sa často využívajú aj na splnenie zákonnej povinnosti podľa § 10 ods. 6 zákona o ochrane oznamovateľov, teda na potvrdenie prijatia oznámenia do siedmich dní od jeho prijatia. Ústna forma podania oznámenia zase umožňuje spojiť prijatie oznámenia s jeho prvým doplnením zo strany oznamovateľa, a tým lepšie pochopiť skutkové okolnosti prípadu, ako aj logickú nadväznosti predložených dôkazov. Pre mnohých oznamovateľov ústne, respektíve osobné podanie môže byť psychologicky náročnejšie a oznamovateľa môže od podania oznámenia skôr odradiť.
Preto sa odporúča zvoliť viac spôsobov podávania oznámenia, pričom aspoň jeden z nich musí byť prístupný nepretržite. Ak má zamestnávateľ ako oznamovací kanál určenú napríklad e-mailovú adresu, je nevyhnutné zabezpečiť, aby bola zverejnená na mieste, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci. K porušeniu tejto povinnosti môže dôjsť napríklad vtedy, ak je e-mailová adresa zverejnená iba na intranete, ku ktorému nemajú prístup všetci zamestnanci.
V tejto veci netreba zabúdať ani na to, že pre zamestnanca bude zaujímať len dôveryhodnosť samotného kanála, prostredníctvom ktorého podáva oznámenie, ale aj to, čo sa bude diať po jeho odoslaní. Oznamovateľa totiž zaujíma najmä to, kto si oznámenie prečíta, kto bude poznať jeho identitu, či bude oznámenie naozaj objektívne a nestranne preverené a v konečnom dôsledku, či mu nehrozia odvetné opatrenia. Preto sa odporúča odpovede na tieto otázky vopred a jasne uviesť v internej smernici, aby zamestnanec poznal už vopred celý proces, ktorým bude jeho oznámenie po podaní prechádzať. Aj takýmto spôsobom sa buduje dôveryhodnosť vnútorného systému v organizáciách.
Elektronická pošta totiž predstavuje jednoduché a finančne nenáročné riešenie. Môže však vyvolávať otázky, kto má k schránke prístup, či nie je ohrozená identita oznamovateľa, a či sa s obsahom oznámenia nemôžu oboznámiť aj ďalšie osoby. Webové formuláre sú obľúbené pre svoju nenáročnosť z pohľadu používateľa. Zvyčajne obsahujú niekoľko jasných otázok, ktoré navigujú oznamovateľa k vyplneniu potrebných údajov. Zároveň si týmto spôsobom môže zamestnávateľa zabezpečiť získanie práve tých údajov a informácií, ktoré potrebuje na riadne začatie preverovania oznámenia.
Webové formuláre majú tiež zvyčajne automaticky nastavené vedenie evidencie a bezpečnú spätnú komunikáciu s oznamovateľom. Tieto funkcionality sa často využívajú aj na splnenie zákonnej povinnosti podľa § 10 ods. 6 zákona o ochrane oznamovateľov, teda na potvrdenie prijatia oznámenia do siedmich dní od jeho prijatia. Ústna forma podania oznámenia zase umožňuje spojiť prijatie oznámenia s jeho prvým doplnením zo strany oznamovateľa, a tým lepšie pochopiť skutkové okolnosti prípadu, ako aj logickú nadväznosti predložených dôkazov. Pre mnohých oznamovateľov ústne, respektíve osobné podanie môže byť psychologicky náročnejšie a oznamovateľa môže od podania oznámenia skôr odradiť.
Preto sa odporúča zvoliť viac spôsobov podávania oznámenia, pričom aspoň jeden z nich musí byť prístupný nepretržite. Ak má zamestnávateľ ako oznamovací kanál určenú napríklad e-mailovú adresu, je nevyhnutné zabezpečiť, aby bola zverejnená na mieste, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci. K porušeniu tejto povinnosti môže dôjsť napríklad vtedy, ak je e-mailová adresa zverejnená iba na intranete, ku ktorému nemajú prístup všetci zamestnanci.
V tejto veci netreba zabúdať ani na to, že pre zamestnanca bude zaujímať len dôveryhodnosť samotného kanála, prostredníctvom ktorého podáva oznámenie, ale aj to, čo sa bude diať po jeho odoslaní. Oznamovateľa totiž zaujíma najmä to, kto si oznámenie prečíta, kto bude poznať jeho identitu, či bude oznámenie naozaj objektívne a nestranne preverené a v konečnom dôsledku, či mu nehrozia odvetné opatrenia. Preto sa odporúča odpovede na tieto otázky vopred a jasne uviesť v internej smernici, aby zamestnanec poznal už vopred celý proces, ktorým bude jeho oznámenie po podaní prechádzať. Aj takýmto spôsobom sa buduje dôveryhodnosť vnútorného systému v organizáciách.
Osobitné postavenie anonymných oznámení
Anonymné oznámenia si vyžadujú osobitnú pozornosť. Hneď v úvode však treba konštatovať, že ani zákon o ochrane oznamovateľov a ani európska smernica doslova neukladajú organizáciám povinnosť umožniť podávanie anonymných oznámení. Zákon o ochrane oznamovateľov však vo viacerých ustanoveniach počíta s možnosťou podania anonymného oznámenia. Napríklad podľa § 11 ods. 1 písm. b) zákona o ochrane oznamovateľov je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu oznámení, okrem iného v rozsahu, mena, priezviska a pobytu oznamovateľa, ak nejde o anonymného oznamovateľa. Podľa § 2 písm. a) bod. 3 zákona o ochrane oznamovateľov sa oznamovateľom rozumie okrem iného aj tá fyzická osoba, ktorá po splnení ostatných podmienok „urobila oznámenie anonymne a jej totožnosť bola odhalená.“ Zákon o ochrane oznamovateľov zároveň prostredníctvom § 10 ods. 5 ukladá zamestnávateľov povinnosť uľahčovať podávanie oznámení, pričom možnosť anonymného podania môže byť jedným zo spôsobov, ako túto povinnosť naplniť. Vzhľadom na zákonnú úpravu týchto právnych situácii, ktoré môžu nastať v oblasti ochrany oznamovateľov je namieste konštatovať, je vhodné, aby mala organizácia vnútorný systém pripravený aj na prijatie anonymných oznámení.
V aplikačnej praxi zamestnávatelia často vnímajú anonymitu ako prekážku efektívneho preverovania oznámení. Vyplýva to z viacerých praktických dôvodov, pričom tým najčastejším z nich je skúsenosť, že po prijatí anonymného oznámenia nie je možné spätne kontaktovať oznamovateľa a overiť si informácie, ktoré sú predmetom oznámenia. To isté platí aj v prípade doplnenia oznámenia. Moderné whistleblowing platformy však tento problém do značnej miery odstraňujú tým, že umožňujú bezpečnú obojsmernú komunikáciu bez odhalenia identity oznamovateľa. Zamestnávateľ tak môže požiadať o doplnenie informácií a zároveň zachovať anonymitu osoby, ktorá oznámenie podala. Je dôležité tiež uviesť, že ak zamestnávateľ nemá k dispozícii kontaktný údaj, na ktorý by mohol zaslať potvrdenie o prijatí oznámenia, nesplnenie tejto povinnosti sa nepovažuje za porušenie zákona. Pri anonymných oznámeniach teda platí praktické pravidlo: zamestnávateľ vie splniť povinnosť potvrdiť prijatie len vtedy, ak je to objektívne možné - napríklad odpoveďou na e-mail, cez anonymnú elektronickú schránku alebo cez whistleblowing platformu, ktorá umožňuje spätnú komunikáciu. Naopak, pri anonymnom liste bez kontaktu alebo pri oznámení, ktorý neobsahuje žiadny komunikačný kanál, nie je reálne potvrdenie doručiť. V takých prípadoch sa potvrdzovanie prijatia fakticky nedá vykonať, hoci preverenie môže (a má) prebehnúť.
Za ďalšiu nevýhodu anonymných kanálov na prijímanie oznámení zamestnávatelia považujú vyšší podiel doručených nerelevantných oznámení. Pripisujú to skutočnosti, že ak oznamovateľ nemusí uviesť svoje osobné údaje, môže častejšie zasielať obsah, ktorý nesúvisí s predmetom oznamovania alebo nie je dostatočne konkrétny. Zo skúseností odborníkov však nevyplýva, že by anonymné oznámenia mali nižšiu mieru opodstatnenosti alebo relevancie ako oznámenia podané oznamovateľmi, ktorých identita je známa.
Z pohľadu oznamovateľa skúsenosti ukazujú, že anonymita je často rozhodujúcim faktorom pri rozhodovaní o tom, či oznámenie podať. Mnohí oznamovatelia považujú anonymitu za jednu z najdôležitejších foriem ochrany pred odvetnými opatreniami a bez nej by na zistené nezákonné konanie na pracovisku neupozornili. Platí to najmä na pracoviskách s malým alebo úzko prepojeným pracovným kolektívom, ako aj v prípadoch, keď oznámenie smeruje voči priamemu nadriadenému. Možnosť podať oznámenie anonymne môže byť v tomto prípade kľúčová a môže zvýšiť ochotu zamestnancov ozvať sa.
Pri anonymných oznámeniach je tiež potrebné vysvetliť rozdiel medzi anonymitou a dôvernosťou. Mnohí zamestnávatelia si tieto pojmy zamieňajú. Pri anonymnom oznámení nie je identita oznamovateľa známa. Naopak pri dôvernom oznámení je identita oznamovateľa známa zodpovednej osobe, ktorá oznámenie prijala, a tá je povinná zabezpečiť ochranu jeho identity a zachovávať o nej mlčanlivosť.
Z pohľadu následného preverovania anonymných oznámení je dôležité uviesť, že zamestnávateľ je povinný preverovať aj anonymné oznámenia, pokiaľ svojím obsahom napĺňajú znaky oznámenia. Pri anonymnom oznámení však v praxi často nemožno overiť, či oznamovateľ má pracovnoprávny alebo iný obdobný vzťah, keďže jeho totožnosť nie je známa. To však neznamená, že sa takéto oznámenie má automaticky odložiť, naopak, rozhodujúci je jeho obsah a informácie, ktoré sú v ňom uvedené. Ak anonymné oznámenie obsahuje napríklad informáciu: „Na oddelení nákupu sa obchádza schvaľovanie dodávateľov, konkrétne pri nákupoch náhradných súčiastok za posledné 2 mesiace“, aj bez poznania identity možno začať riadny proces preverenia oznámenia. Zamestnávateľ môže preskúmať nákupy v danom období prostredníctvom interných záznamov, preveriť schvaľovacie postupy, porovnať ceny a vykonať ďalšie súvisiace úkony.
V mnohých prípadoch je možnosť podať anonymné oznámenie pre potenciálneho oznamovateľa najbezpečnejšou voľbou. Zákon zároveň počíta aj s možnosťou, že sa v budúcnosti identita anonymného oznamovateľa odhalí, a to bez ohľadu na to, akým spôsobom k jej odhaleniu dôjde. V takom prípade sa s anonymným oznamovateľom zaobchádza ako s oznamovateľom so všetkými právami, vrátane možnosti požiadať o ochranu a využiť zákonné prostriedky ochrany pred odvetnými opatreniami za podané oznámenie.
V aplikačnej praxi zamestnávatelia často vnímajú anonymitu ako prekážku efektívneho preverovania oznámení. Vyplýva to z viacerých praktických dôvodov, pričom tým najčastejším z nich je skúsenosť, že po prijatí anonymného oznámenia nie je možné spätne kontaktovať oznamovateľa a overiť si informácie, ktoré sú predmetom oznámenia. To isté platí aj v prípade doplnenia oznámenia. Moderné whistleblowing platformy však tento problém do značnej miery odstraňujú tým, že umožňujú bezpečnú obojsmernú komunikáciu bez odhalenia identity oznamovateľa. Zamestnávateľ tak môže požiadať o doplnenie informácií a zároveň zachovať anonymitu osoby, ktorá oznámenie podala. Je dôležité tiež uviesť, že ak zamestnávateľ nemá k dispozícii kontaktný údaj, na ktorý by mohol zaslať potvrdenie o prijatí oznámenia, nesplnenie tejto povinnosti sa nepovažuje za porušenie zákona. Pri anonymných oznámeniach teda platí praktické pravidlo: zamestnávateľ vie splniť povinnosť potvrdiť prijatie len vtedy, ak je to objektívne možné - napríklad odpoveďou na e-mail, cez anonymnú elektronickú schránku alebo cez whistleblowing platformu, ktorá umožňuje spätnú komunikáciu. Naopak, pri anonymnom liste bez kontaktu alebo pri oznámení, ktorý neobsahuje žiadny komunikačný kanál, nie je reálne potvrdenie doručiť. V takých prípadoch sa potvrdzovanie prijatia fakticky nedá vykonať, hoci preverenie môže (a má) prebehnúť.
Za ďalšiu nevýhodu anonymných kanálov na prijímanie oznámení zamestnávatelia považujú vyšší podiel doručených nerelevantných oznámení. Pripisujú to skutočnosti, že ak oznamovateľ nemusí uviesť svoje osobné údaje, môže častejšie zasielať obsah, ktorý nesúvisí s predmetom oznamovania alebo nie je dostatočne konkrétny. Zo skúseností odborníkov však nevyplýva, že by anonymné oznámenia mali nižšiu mieru opodstatnenosti alebo relevancie ako oznámenia podané oznamovateľmi, ktorých identita je známa.
Z pohľadu oznamovateľa skúsenosti ukazujú, že anonymita je často rozhodujúcim faktorom pri rozhodovaní o tom, či oznámenie podať. Mnohí oznamovatelia považujú anonymitu za jednu z najdôležitejších foriem ochrany pred odvetnými opatreniami a bez nej by na zistené nezákonné konanie na pracovisku neupozornili. Platí to najmä na pracoviskách s malým alebo úzko prepojeným pracovným kolektívom, ako aj v prípadoch, keď oznámenie smeruje voči priamemu nadriadenému. Možnosť podať oznámenie anonymne môže byť v tomto prípade kľúčová a môže zvýšiť ochotu zamestnancov ozvať sa.
Pri anonymných oznámeniach je tiež potrebné vysvetliť rozdiel medzi anonymitou a dôvernosťou. Mnohí zamestnávatelia si tieto pojmy zamieňajú. Pri anonymnom oznámení nie je identita oznamovateľa známa. Naopak pri dôvernom oznámení je identita oznamovateľa známa zodpovednej osobe, ktorá oznámenie prijala, a tá je povinná zabezpečiť ochranu jeho identity a zachovávať o nej mlčanlivosť.
Z pohľadu následného preverovania anonymných oznámení je dôležité uviesť, že zamestnávateľ je povinný preverovať aj anonymné oznámenia, pokiaľ svojím obsahom napĺňajú znaky oznámenia. Pri anonymnom oznámení však v praxi často nemožno overiť, či oznamovateľ má pracovnoprávny alebo iný obdobný vzťah, keďže jeho totožnosť nie je známa. To však neznamená, že sa takéto oznámenie má automaticky odložiť, naopak, rozhodujúci je jeho obsah a informácie, ktoré sú v ňom uvedené. Ak anonymné oznámenie obsahuje napríklad informáciu: „Na oddelení nákupu sa obchádza schvaľovanie dodávateľov, konkrétne pri nákupoch náhradných súčiastok za posledné 2 mesiace“, aj bez poznania identity možno začať riadny proces preverenia oznámenia. Zamestnávateľ môže preskúmať nákupy v danom období prostredníctvom interných záznamov, preveriť schvaľovacie postupy, porovnať ceny a vykonať ďalšie súvisiace úkony.
V mnohých prípadoch je možnosť podať anonymné oznámenie pre potenciálneho oznamovateľa najbezpečnejšou voľbou. Zákon zároveň počíta aj s možnosťou, že sa v budúcnosti identita anonymného oznamovateľa odhalí, a to bez ohľadu na to, akým spôsobom k jej odhaleniu dôjde. V takom prípade sa s anonymným oznamovateľom zaobchádza ako s oznamovateľom so všetkými právami, vrátane možnosti požiadať o ochranu a využiť zákonné prostriedky ochrany pred odvetnými opatreniami za podané oznámenie.
Technické a organizačné zabezpečenie
Pri výbere vhodného oznamovacieho kanála nestačí myslieť iba na spôsob podávania oznámenia. Rovnako dôležité sú aj nastavenie dôverných a bezpečných organizačných pravidiel fungovania celého vnútorného systému preverovania oznámení. Malo by byť jednoznačne určené, kto zodpovedá za prijímanie oznámení, kto má prístup k prijatým oznámeniam, akým spôsobom sa uchovávajú všetky informácie súvisiace s prijatým oznámením a kto zastupuje zodpovednú osobu. Nemenej dôležité je vopred upraviť jasný postup pre prípad, ak oznámenie smeruje voči vedeniu organizácie. Na zabezpečenie všetkých týchto požiadaviek vnútorného systému preverovania oznámení je vhodné využiť dnes už dostupné online whistleblowing systémy. Tie môžu zodpovednú osobu systematicky viesť k dodržiavaniu všetkých zákonných povinností, podporovať zachovanie dôvernosti a anonymity a umožniť presné nastavenie prístupových oprávnení tak, aby s oznámením mohli pracovať iba osoby, ktorú na to skutočne oprávnené.
Záver
Oznamovací kanál predstavuje prvý kontakt oznamovateľa s vnútorným systémom organizácie a často aj prvý moment, na základe ktorého sa rozhoduje, či mu bude dôverovať. Dôveru pritom nevybuduje samotné vytvorenie e-mailovej adresy ani zavedenie špeciálneho whistleblowing systému. Vzniká až vtedy, keď oznamovateľ nadobudne istotu, že jeho oznámenie bude bezpečne prijaté a následne nestranne, dôverne a riadne preverené.
Pri nastavovaní oznamovacích kanálov by preto zamestnávateľ nemal sledovať iba splnenie zákonných podmienok, ale mal by sa na systém pozerať očami zamestnanca, ktorý zvažuje, či sa ozve. Systém by mal zároveň zamestnancom vysielať jasný signál, že ich zamestnávateľ je pripravený počúvať ich a zodpovedne sa zaoberať tým, na čo upozornia.
Pri nastavovaní oznamovacích kanálov by preto zamestnávateľ nemal sledovať iba splnenie zákonných podmienok, ale mal by sa na systém pozerať očami zamestnanca, ktorý zvažuje, či sa ozve. Systém by mal zároveň zamestnancom vysielať jasný signál, že ich zamestnávateľ je pripravený počúvať ich a zodpovedne sa zaoberať tým, na čo upozornia.